فرایند چیست؟ دوشنبه هجدهم بهمن 1389 7:14
فرایند چیست؟

مدیریت محترم، حتما برای شما هم این پرسش پیش آمده است که منظور از رویکرد فرآیندی در سازمان چیست و چه الزاماتی را به همراه دارد؟ برای پاسخ به این پرسش با مشاور مدیریت همراه باشید. 

یک فرایند این گونه تعریف می شود، "مجموعه ای از فعالیت های مرتبط و تاثیرگذار، که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می کند."  این فعالیت ها به اختصاص منابع مانند کارکنان و مواد اولیه نیاز دارند. شکل (1) یک فرایند عمومی را نشان می دهد. یک مزیت عمده رویکرد فرایندی، هنگامی که با سایر رویکردها مقایسه می شود، مربوط به مدیریت و کنترل ارتباط بین این فرایندها و سطوح مشترک بین سلسله مراتب سازمانی می گردد. ( تشریح بیشتر در بخش 4 ارایه شده است).

خطوط راهنماي مفاهيم و كاربرد رويكرد فرايندي براي سيستم هاي مديريت

1- مقدمه

اين خطوط راهنما بيانگر مفاهيم، مقاصد و كاربرد رويكرد فرايندي مطرح در استانداردهاي خانواده ايزو9000 و سيستم هاي مديريت كيفيت است. همچنين اين خطوط راهنما مي تواند براي بكارگيري رويكرد فرايندي در هرسيستم مديريتي، مستقل از نوع يا اندازه سازمان مورد استفاده قرار گيرد. اين خطوط راهنما براي سيستم هاي مديريت كيفيت زير كاربرد دارد. ليكن به آنها محدود نمي گردد:

- زيست محيطي (خانواده ايزو 14000)،

- ايمني و سلامت شغلي،

- مسئوليت اجتماعي.

اين خطوط راهنما همچنين به ترويج يك رويكرد پايدار به منظور تشريح فرايندها و استفاده از واژگان مرتبط با فرايند كمك مي نمايد. هدف رويكرد فرايندي افزايش كارآيي و اثربخشي سازمان در دستيابي به اهداف تعيين شده است و در رابطه با ويرايش 2008 استاندارد ايزو9000 اين نكته به معني افزايش رضايتنمندي مشتري از طريق برآورده نمودن نيازمندي هاي وي است.

مزاياي رويكرد فرايندي عبارت است از :

- يكپارچه سازي و همسوكردن فرايندها به منظوردستيابي به پيامدهاي مطلوب،

- توانايي تاثير متمركز بركارآيي و اثربخشي فرايند،

- ايجاد اعتماد مشتريان و ساير ذينفعان، در ارتباط با پايداري عملكرد سازمان،

 - شفافيت در عمليات سازمان،

- كاهش هزينه و كوتاه كردن چرخه زماني در استفاده موثر از منابع،

- نتايج بهبود يافته، پايدار و قابل پيش بيني،

- ايجاد فرصت براي تمركز و دلگرمي بخشيدن براي مشاركت كاركنان و اولويت بندي اقدامات بهبود و وضوح مسئوليت هاي ايشان.

 

2- يك فرايند چيست؟

يك فرايند اين گونه تعريف مي شود، "مجموعه اي از فعاليت هاي مرتبط و تاثيرگذار، كه ورودي ها را به خروجي ها تبديل مي كند."  اين فعاليت ها به اختصاص منابع مانند كاركنان و مواد اوليه نياز دارند. شكل (1) يك فرايند عمومي را نشان مي دهد. يك مزيت عمده رويكرد فرايندي، هنگامي كه با ساير رويكردها مقايسه مي شود، مربوط به مديريت و كنترل ارتباط بين اين فرايندها و سطوح مشترك بين سلسله مراتب سازماني مي گردد. ( تشريح بيشتر در بخش 4 ارايه شده است). 

 

شكل (1) – فرايند عمومي

 

ورودي ها و خروجي هاي موردنظر ممكن است ملموس( مانند تجهيزات، مواد اوليه يا قطعات) يا غيرملموس (مانند انرژي يا اطلاعات) باشند. خروجي ها مي توانند ناخواسته به دست آيند، مانند ضايعات يا آلودگي.

هر فرايند مشتريان و ذينفعاني دارد (كساني كه مي توانند در درون يا بيرون سازمان باشند)، با نيازها و انتظاراتي در خصوص فرايندها، كه خروجي هاي مورد نياز فرايندها را تعيين مي كنند.

 يك سيستم بايد براي جمع آوري داده ها به منظور تامين اطلاعات راجع به عملكرد فرايند مورد استفاده قرار گيرد و داده ها بايد تحليل شوند تا مشخص گردد چه نوع اقدامات اصلاحي يا بهبود مورد نياز است.

تمام فرايندها بايد با اهداف، دامنه كاري و پيچيدگي سازمان همسو باشند و بايد براي افزايش ارزش سازمان طراحي شوند. كارآيي و اثربخشي فرايند مي تواند از طريق فرايندهاي بازنگري داخلي يا خارجي مورد ارزيابي قرار گيرند.

 

3- انواع فرايند ها

3-1- استناد به فرايندها در استاندارد ايزو 9001 ويرايش 2008:

 

استاندارد ايزو 2008:9001 بيان مي دارد:

در زير بند (0-1- كليات): پذيرش يك سيستم مديريت كيفيت بايد يك تصميم گيري استراتژيك در سازمان باشد. طراحي و استقرار سيستم مديريت كيفيت سازمان تحت تاثير عوامل زير مي باشد:

الف- محيط سازمان، تغييرات و مخاطرات آن محيط

ب- نيازهاي متغير آن

پ- اهداف خاص آن

ت- محصولاتي كه ارايه مي نمايد

ث- فرآيندهايي كه به خدمت مي گيرد

ج- اندازه و ساختار سازماني آن

شكل يكسان در سيستم هاي مديريت كيفيت يا شكل يكسان در مستندسازي از جمله اهداف و خواسته هاي اين استاندارد بين المللي نمي باشد.

در زير بند (0-2- رويكرد فرآيندي): بكارگيري سيستمي از فرايندهاي درون سازمان، همراه با شناسايي و تعيين ارتباط متقابل اين فرايندها و همچنين مديريت آنها، به منظور ايجاد خروجي مطلوب، مي تواند به عنوان "رويكرد فرايندي" ناميده شود.

در زير بند (4-1- الزامات عمومي): سازمان بايد سيستم مديريت كيفيتي را مطابق با الزامات اين استاندارد بين المللي ايجاد، مستند و مستقر و نگهداري نمايد و به طور مستمر اثربخشي آنرا بهبود دهد.

سازمان بايد:

الف) فرايندهاي مورد نيازسيستم مديريت كيفيت و كاربرد آنها را در تمام سازمان تعيين نمايد. (ر.ك.1-2)،

ب) توالي و تأثيرات متقابل اين فرايندها را معين نمايد،

پ) معيارها و روش هايي را معين نمايد تا بدين وسيله از اثربخشي اجرا و كنترل اين فرايندها اطمينان حاصل نمايد،

ت) از در دسترس بودن منابع و اطلاعات مورد نياز براي پشتيباني اجرا و پايش اين فرايندها، اطمينان حاصل نمايد،

ث) اين فرايندها را مورد پايش، در صورت كاربرد اندازه گيري و تحليل قرار دهد و

ج) اقدامات لازم براي دستيابي به نتايج طرح ريزي شده و نيز بهبود مستمر اين فرايندها را به عمل آورد.

اين فرايندها بايد مطابق با الزامات اين استاندارد بين المللي توسط سازمان مديريت شوند.

با توجه به آنچه بيان شد، هر سازمان بايد انواع فرايندهاي متعدد و مورد نياز براي برآورده نمودن اهداف كسب و كار خود را تعريف نمايد. سازمان مجاز است فرايندهايي را كه ايزو 2008:9001 الزامي مي داند بعنوان بخشي از فرايندهاي سازمان يا مستقل از آنها پياده سازي نمايد.

 

3-2- انواع عمومي فرايندهايي كه مي توانند شناسايي شوند:

مطابق بند 3-1 اين خطوط راهنما، سازمان بايد انواع فرايندهاي متعدد و موردنياز براي برآورده نمودن اهداف كسب و كار خود را تعريف نمايد. اگر چه اين نيازمندي براي هر سازمان منحصر به فرد است، ليكن مي توان بدين منظور فرايندهاي عمومي مانند موارد زير را شناسايي نمود:

- فرايندهاي مديريت سازمان، شامل فرايندهاي مرتبط با طرحريزي راهبردي، استقرار خط مشي ها، تنظيم اهداف، ارتباطات مطمئن، حصول اطمينان از در دسترس بودن منابع براي ساير اهداف كيفيت سازمان و پيامدهاي مطلوب براي بازنگري مديريت،

- فرايندهاي مديريت منابع شامل تمامي فرايندهايي براي تامين منابع مورد نياز براي اهداف كيفيت و پيامدهاي مطلوب سازمان،

- فرايندهاي پديدآوري، شامل تمامي فرايندهايي كه پيامدهاي مطلوبي را براي سازمان فراهم مي آورد،

- فرايندهاي اندازه گيري، تحليل و بهبود، شامل فرايندهاي مورد نياز به منظور اندازه گيري و جمع آوري داده ها براي تحليل عملكرد و بهبود كارآيي و اثربخشي آنها، شامل اندازه گيري، پايش، مميزي، تحليل عملكرد و بهبود كارآيي و اثربخشي (به عنوان نمونه اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه). فرايندهاي اندازه گيري اغلب بعنوان يك بخش از فرايندهاي مديريت، منابع و پديدآوري مستند مي گردند. فرايندهاي تحليل و بهبود به عنوان فرايندهاي مستقل و تاثيرگذار بر روي ساير فرايندها رفتار مي‏كنند، ورودي ها را از نتايج اندازه گيري‏ها دريافت مي نمايند و خروجي ها را براي بهبود همان فرايندها ارسال مي كنند.

 

4- درك رويكرد فرايندي

رويكرد فرايندي يك روش توانمند براي سازماندهي و مديريت فعاليت ها به منظور ايجاد ارزش براي مشتري و ساير ذينفعان سازمان است.

سازمان ها اغلب در قالب سلسله مراتب سازماني واحدهاي عملياتي خود ايجاد شده اند و معمولا به صورت عمودي، با مسئوليت براي توليد خروجي هاي مورد نظري كه بين واحدهاي عملياتي تقسيم شده است، مديريت مي شوند.

مشتري نهايي يا برخي از ذينفعان معمولا در تماس مستقيم با سازمان نيستند. از اين رو، مسايلي كه در فصول مشترك سازمان رخ مي‏دهد اغلب از اولويت كمتري نسبت به اهداف كوتاه مدت واحدهاي سازماني برخوردار هستند. اين نكته باعث مي گردد توجه اي اندك يا بدون بهبود بر روي ذينفعان صورت گيرد. از اين رو  معمولا اقدامات برروي واحدهاي سازماني متمركز مي‏شوند بجاي آنكه به خروجي هاي مورد نظر توجه نمايند.

رويكرد فرايندي مديريت افقي را معرفي مي نمايد. اين رويكرد از ميان مرز بين واحدهاي مختلف سازمان عبور كرده و تمركز آنها را بر روي اهداف اصلي سازمان متحد مي نمايد.

اين رويكرد همچنين مديريت فصول مشترك فرايندها را بهبود مي بخشد (شكل 2 را ببينيد).

شكل 2- نمونه اي از فرايندهاي بهم پيوند دهنده بخش هاي يك سازمان

 

عملكرد يك سازمان از طريق بكارگيري رويكرد فرايندي مي تواند بهبود يابد. فرايندها با ايجاد و درك يك شبكه فرايندها و تاثيرات متقابل آنها به صورت سيستمي مديريت مي شوند.

يادآوري: از عمليات مطرح در اين شبكه اغلب بعنوان رويكرد سيستمي به مديريت ياد مي شود.

خروجي هاي يك فرايند مي توانند ورودي هاي ساير فرايندها باشد و با شبكه كلي يا سيستم ارتباط پيدا نمايد (بعنوان نمونه‏اي عمومي شكل هاي 3و4 را مشاهده نماييد).

عملكرد يك سازمان از طريق بكارگيري رويكرد فرايندي مي تواند بهبود يابد. فرايندها با ايجاد و درك يك شبكه فرايندها و تاثيرات متقابل آنها به صورت سيستمي مديريت مي شوند.

يادآوري: از عمليات مطرح در اين شبكه اغلب بعنوان رويكرد سيستمي به مديريت ياد مي شود.

خروجي هاي يك فرايند مي توانند ورودي هاي ساير فرايندها باشد و با شبكه كلي يا سيستم ارتباط پيدا نمايد (بعنوان نمونه‏اي عمومي شكل هاي 3و4 را مشاهده نماييد).

 

منبع : مشاور مديريت
نوشته شده توسط اردستانی   | لینک ثابت |