مدیریت جلسات
فهرست حاضرين جلسه
معمولا عدم حضور به موقع اعضاي جلسه يكي از دلايل ناكارآمدي جلسات است. برخي از اعضاي جلسه دير به جلسه مي آيند و تعدادي هم به دلايل موجه و غير موجه حضور پيدا نمي كنند. اگر براي جلسات آيين نامه اي تدوين شده باشد و در آن تعداد حداقل لازم براي به رسميت رسيدن جلسه مشخص شده باشد دبير جلسه موظف است با حضور اين تعداد از اعضاي جلسه به آن رسميت داده و جلسه را شروع كند. قطعا مصوبات اين گونه جلسات براي تمام اعضاي جلسه از جمله كساني كه حضور هم نداشته اند تكليف خواهد بود.
البته گاهي پيش مي آيد كه جلسه از سوي مدير سازمان به منظور نظرخواهي و مشورت برگزار شده است در چنين مواقعي نيازي به حضور تمامي اعضاي جلسه نيست و چنانكه مدير سازمان مصوبات جلسه را تاييد كند براي اجرا كفايت مي كند.
بهر حال اگر نياز به ثبت زمان حضور اعضاي جلسه ضروري بود لازم است دبيرجلسه اطلاعات لازم را در فرمي تحت عنوان "فهرست حاضرين جلسه" ثبت نمايد. اهم اين اطلاعات به شرح زير مشخص گرديده است ليكن به آنها محدود نمي گردد:
-
موضوع جلسه
-
محل برگزاري
-
تاريخ برگزاري
-
ساعت شروع
-
ساعت پايان
-
شماره جلسه
-
نام اعضاي جلسه
-
ساعت ورود يكايك اعضاي جلسه
-
ساعت خروج يكايك اعضاي جلسه
-
دريافت امضاء اعضاي جلسه
-
شرح خلاصه مطالب بيان شده در جلسه
دستور جلسه
تقريبا تمامي جلساتي كه بدون دستور جلسه برگزار مي شوند بدون اثربخشي لازم به پايان مي رسند. در اين گونه جلسات از هر دري سخن به ميان مي آيد و بدون توجه به هدف جلسه تصميم هاي نامناسب اتخاذ مي گردد. تنظيم، اطلاع رساني و متعهد بودن به دستور جلسه به سادگي مي تواند اثربخشي جلسات را بهبود بخشد. يك دستور جلسه مناسب بايد شامل موارد زير باشد ليكن به آنها محدود نمي گردد:
-
عنوان جلسه
-
تاريخ برگزاري
-
محل برگزاري
-
ساعت شروع
-
مدت جلسه
-
نام دعوت شدگان به جلسه
-
نام دبير جلسه
-
تاريخ توزيع دستور جلسه
-
وجود دستور جلسه " بازنگري مفاد صورت جلسه قبل" بعنوان اولين دستور جلسه
-
تاكيد بر حضور در جلسه راس زمان اعلام شده به منظور افزايش كيفيت جلسه
تنظيم صورت جلسه
صورت جلسات يكي از اركان مهم مديريت جلسات مي باشند. اگر صورت جلسات به درستي تنظيم نشوند بسياري از تصميم هايي كه در جلسات مديريتي سازمان شما گرفته مي شود به دست فراموشي سپرده شده و از خاطر مي رود. علاوه بر اين مستندسازي به موقع و درست مصوبات جلسات و ثبت، نگهداري و اندازه گيري ميزان دستيابي به آنها باعث مي گردد زمان صرف شده شما كه از جمله گرانبهاترين سرمايه هاي سازمان است كاملا كارآمد و اثربخش گردد. خواهشمند است مقرر فرماييد براي اطلاع از نحوه تنظيم يك صورت جلسه مناسب سازماني نكات مطرح در مقاله " چگون یک صورت جلسه بد ننویسیم كه توسط مشاور مديريت تدوين شده است مورد بهره برداري قرار گيرد.همچنين دراختيار گذاشتن تجارب گرانبهاي شما مدير گرامي در اين رابطه باعث پربار تر شدن اين مقاله خواهد شد.
كليات
برنامهريزي، برگزاري، مستندسازي و پيگيري جلسات جزو اركان اصلي يك سيستم مديريتي هر سازماني محسوب ميشوند كه مديران سازمانها به فراواني با آن سروكار دارند. بهدليل نبود روشهاي مدون، سازمان ها هر روزه زمان زيادي را براي ساماندهي به اين امور اختصاص مي دهند و بيشتر آنها با مشكلاتي در اين زمينه مواجه هستند. در اين بين مستندسازي خروجي جلسات و پيگيري موثر آنها يكي از عناصر اصلي تشكيل دهنده ابزار مديريت جلسات در سازمان هاست كه اگر به درستي انجام پذيرد بخش عمده اي از نگراني هاي مدير سازمان را به منظور حصول اطمينان از اجراي مناسب تصميم هاي گرفته شده برطرف مي سازد.
تنظيم، ثبت، نگهداري و پيگيري ورودي و خروجي جلسات و مسايل مربوط به آنها از خصوصيات مهم ابزار مديريت جلسات است. كليه مراحل مربوط به برگزاري يك جلسه، از رايزنيهاي قبل از جلسه، جستجوي زمان آزاد براي تشكيل جلسه و تنظيم دستور جلسه گرفته تا مسايل پس از تشكيل جلسه مانند تنظيم صورت جلسه و تخصيص وظايف مرتبط با صورت جلسات به كاركنان سازمان بايد توسط اين ابزار تحت پوشش قرار گيرد.
امروزه عواملي چون بزرگ شدن سازمان ها، پيچيدگي ساختار و فعاليت هاي آنها، افزايش متغيرهاي محيطي تاثيرگذار، افزايش صلاحيت كاركنان و تخصصي شدن تصميم گيري ها مديران را ناگزير كرده است براي اداره موثر سازمان، از همفكري ساير سرمايه هاي انساني سازمان كمك بگيرند. بدينمنظور، مديران معمولاً جلساتي را تشكيل ميدهند و با همفكري و تعامل درمورد موضوع هاي مطرح شده به تبادل اطلاعات و تجربيات ميپردازند و پيرو آن تصميم هايي را به صورت گروهي اتخاذ ميكنند. علاوه بر اين تشكيل جلسات تا اندازه زيادي به بهبود ارتباطات و درك متقابل قسمت هاي مختلف سازمان از يكديگر نيز كمك ميكند.
اگرچه تعاريف به ظاهر متفاوت از جلسه ارايه شده است با اين حال، اين تعاريف از اركان مشتركي برخوردارند. جلسه را ميتوان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدف هاي مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار ميدهند.